Funciones de los miembros del CEE

La clave para que los procesos de información y consulta en los comités de empresa europeos sean eficaces es desarrollar buenas prácticas en la organización de las reuniones y el flujo de información entre la dirección y los miembros del CEE, y entre los miembros del CEE y sus circunscripciones a nivel nacional. El orden del día de la reunión debe ser fijado conjuntamente por la dirección y el comité restringido.

No obstante, el proceso debe ser democrático e incluir la posibilidad de que los miembros del CEE presenten al comité restringido solicitudes/sugerencias de inclusión de puntos en el orden del día. Debe fijarse un plazo para enviar la invitación y el orden del día a todos los miembros del CEE. Es esencial para la preparación de los miembros del CEE que reciban los documentos de trabajo con suficiente antelación a la reunión. El plazo debe mencionarse en el acuerdo. El acuerdo debe especificar quién es el responsable de redactar las actas.

La dirección central y el comité restringido deben tener la oportunidad de leer el acta, presentar enmiendas/comentarios y aprobar la versión final. Debe establecerse un calendario claro para garantizar que todos los miembros del CEE reciban las actas en un plazo razonable. Las actas deben estar disponibles en todas las lenguas necesarias. También en este caso debe establecerse un calendario.

Todas las reuniones deben disponer de interpretación simultánea en todas las lenguas necesarias. No es aceptable limitar el número de lenguas necesarias por razones de coste. Todos los miembros del CEE deben poder entender y participar activamente en las reuniones. La formación lingüística no debe utilizarse como excusa para no proporcionar interpretación. Sin embargo, dicha formación es necesaria para que los miembros del CEE adquieran un conocimiento suficiente de una lengua común para su comunicación fuera de las reuniones. Los intérpretes deben ser profesionales cualificados. La dirección no designará a personas para que actúen como intérpretes. Todos los documentos deben ser traducidos a las lenguas necesarias por traductores profesionales para garantizar la calidad de los textos.

Las reuniones in situ (o presenciales) siguen siendo la forma habitual de trabajo de los CEE. Las reuniones preparatorias e informativas con los representantes de los trabajadores en el CEE también deben celebrarse en persona, con la asistencia de intérpretes profesionales. Las federaciones sindicales europeas consideran desaconsejable utilizar reuniones híbridas o en línea para las sesiones plenarias de los CEE, especialmente en las primeras fases de las negociaciones, cuando los miembros no se conocen muy bien.

Se podría proponer a los miembros del CEE que participen en reuniones en línea o híbridas. Estas formas podrían considerarse para las reuniones de los grupos de trabajo del CEE (si los hay) o para el CEE o el comité restringido, siempre que estas reuniones en línea / híbridas del comité restringido contribuyan a celebrar reuniones más frecuentes además de las ya previstas en su acuerdo de CEE. La decisión de celebrar una reunión en línea o híbrida debe tomarse con el acuerdo de los miembros del CEE y caso por caso. Si decide utilizar las reuniones en línea o híbridas de forma permanente para las reuniones del grupo de trabajo del CEE y cualquier reunión adicional del comité restringido, puede considerar la posibilidad de modificar su acuerdo de CEE en consecuencia. En tal caso, póngase en contacto con el experto/coordinador sindical que asiste a su CEE y con su Confederación Europea de Sindicatos.

Deben seguirse los siguientes principios para garantizar la buena calidad de las reuniones en línea o híbridas:

1. Acuerdo formal con la dirección sobre las normas y condiciones específicas para el uso de reuniones en línea o híbridas. El primer objetivo es garantizar que todos los delegados se beneficien por igual de las mismas condiciones de trabajo de calidad y que nadie se vea perjudicado (por ejemplo, por no tener acceso a un equipo informático adecuado o por no estar presente en la sala para una reunión híbrida).
2. Solicite el sistema de videoconferencia/híbrido de mejor calidad, es decir, que permita:

1. participación por vídeo con la posibilidad de ver a cada participante en pantalla;
   1. interpretación simultánea en todos los idiomas requeridos, proporcionada por intérpretes profesionales;
   1. posibilidad de que todos los participantes pidan la palabra;
   1. una sala de chat en la que los delegados pueden interactuar durante la reunión con total confidencialidad;
   1. participación de expertos externos y coordinadores sindicales para asistir al CEE;
   1. un alto nivel de ciberseguridad y protección de la privacidad, garantizando que los cortafuegos y otros dispositivos de seguridad de la red no impidan a los delegados convocar reuniones entre ellos (sin la presencia de la dirección), o la participación de expertos externos y coordinadores sindicales.

• Acceso seguro al sistema de videoconferencia y formación en su uso para todos los delegados. Los miembros del CEE deben tener acceso al equipo necesario (ordenador/tableta, conexión a Internet de alta velocidad, auriculares, cámara web) y a una oficina o sala (doméstica) específica para permitir su participación significativa en la reunión. Antes de que se celebre la primera reunión en línea o híbrida, debe realizarse una sesión de formación y una prueba del sistema de videoconferencia elegido. Por supuesto, corresponde a los delegados del CEE, junto con su confederación sindical, decidir qué es lo mejor para su situación específica, siempre que el diálogo social se mantenga en condiciones de alta calidad. El experto / coordinador sindical designado para asistir a su CEE, así como las federaciones sindicales europeas, quedan a su entera disposición en caso de que tengan alguna pregunta.

Hay al menos dos tipos de expertos: un experto externo que es un coordinador sindical y que asiste al CEE como asesor permanente. El coordinador debe tener derecho a asistir a todas las reuniones, incluidas las del pleno del CEE y las del comité restringido. Otros expertos en la materia a los que el CEE pueda recurrir de vez en cuando para que aporten su experiencia en un área específica.

El tiempo de viaje y el tiempo empleado por los miembros del CEE y del comité restringido en las reuniones plenarias, preparatorias e informativas, así como en la formación, se considerarán tiempo de trabajo y se remunerarán en consecuencia. Además, los miembros del CEE deben disponer del tiempo libre necesario para cumplir con las obligaciones y responsabilidades del mandato. Este tiempo libre también debe contabilizarse como tiempo de trabajo.

Preguntas de autoevaluación

1. ¿Cómo garantizar un proceso de información y consulta eficaz en el contexto de la organización de las reuniones del CEE?
2. ¿Cómo pueden contribuir los intérpretes y los expertos externos al funcionamiento eficaz de los CEE?
3. ¿Cómo garantizar la alta calidad de las reuniones en línea o híbridas de los CEE?