Uloge članova ERS

Ključ za djelotvorne procese informiranja i konzultacija u Europskim radničkim vijećima je razvoj dobre prakse u organizaciji sastanaka i protoka informacija između rukovodstva i članova ERS, kao i između članova ERS i njihovih izbornih jedinica na nacionalnoj razini. Dnevni red sastanaka moraju zajednički  utvrditi rukovodstvo i izborno povjerenstvo.

Međutim, proces mora biti demokratski i uključivati mogućnost da članovi ERS podnose zahtjeve/sugestije Izbornom povjerenstvu za točke koje će se staviti na dnevni red. Mora se odrediti rok za slanje poziva i dnevnog reda svim članovima ERS. Za pripremu članova ERS veoma je važno  da radnu dokumentaciju dobiju mnogo prije sastanka. Rok treba navesti u sporazumu. U sporazumu se mora navesti tko je odgovoran za izradu zapisnika.

Središnje rukovodstvo i izborno povjerenstvo moraju imati priliku pročitati zapisnik, podnijeti izmjene i dopune/komentare i odobriti konačnu verziju. Mora se postaviti jasan vremenski okvir kako bi se osiguralo da svi članovi ERS dobiju zapisnike u razumnom roku. Zapisnici moraju biti dostupni na svim potrebnim jezicima. I ovdje se mora odrediti vremenski okvir.

Simultano prevođenje mora biti osigurano na svim potrebnim jezicima za sve sastanke. Nije prihvatljivo ograničavanje broja potrebnih jezika zbog troškova. Svi članovi ERS moraju biti u stanju razumjeti i aktivno sudjelovati na sastancima. Završena obuka poznavanja jezika se ne može koristiti kao izgovor za neosiguravanje prijevoda. Ipak, ova obuka je neophodna kako bi se članovima ERS omogućilo stjecanje dovoljno znanja o jeziku koji im je zajednički za komunikaciju izvan sastanaka. Prevoditelji moraju biti kvalificirani stručnjaci. Rukovodstvo ne može odrediti ljude koji će biti prevoditelji. Profesionalni prevoditelji moraju prevesti sve dokumente na potrebne jezike kako bi se jamčila kvaliteta tekstova.

Sastanci na licu mjesta (licem u lice) ostaju normalan način rada ERS. Pripremne i informativne sastanke s predstavnicima zaposlenika u ERS također treba održavati osobno, uz pomoć profesionalnih prevoditelja. Europske federacije sindikata smatraju da nije preporučljivo pribjegavati hibridnim ili online sastancima za plenarne sastanke ERS, posebno u početnoj fazi pregovora kada se članovi ne poznaju dovoljno dobro.

Članovima ERS može biti predloženo sudjelovanje u online ili hibridnim sastancima. Takvi oblici se mogu uzeti u obzir za sastanke radnih skupinaa ERS (ako ih ima) ili za ERS ili izborno povjerenstvo, pod uvjetom da ovi online/hibridni sastanci izbornih povjerenstava doprinose češćim sastancima pored onih koji su već predviđeni u vašem sporazumu ERS. Odluka o održavanju online ili hibridnog sastanka mora se donijeti uz suglasnost članova ERS i to za svaki poseban slučaj. Ako odlučite stalno koristiti online/hibridne sastanke za sastanke radne skupine ERS i bilo koje dodatne sastanke izbornog povjerenstva, možda ćete željeti  shodno tome razmotriti izmjene i dopune vašeg sporazuma ERS. Ako je to slučaj, kontaktirajte sindikalnog stručnjaka/koordinatora koji pomaže vašem ERS i Europsku federaciju sindikata.

Dolje navedene principe treba poštovati kako bi se osigurala kvaliteta online ili hibridnih sastanaka:

1. Formalni dogovor s rukovodstvom o pravilima i konkretnim uvjetima za korištenje online ili hibridnih sastanaka. Prvi cilj je osigurati da svi delegati imaju jednaku korist od istih visokokvalitetnih uvjeta rada i da nitko neće biti u nepovoljnom položaju (npr. tako što nema pristup odgovarajućoj IT opremi ili nije nazočan u prostoriji na hibridnom sastanku).
2. Zahtijevajte najkvalitetniji video konferencijski/hibridni sustav, tj. onaj koji osigurava
   1. Sudjelovanje putem videa, s mogućnošću da se svaki sudionik vidi na ekranu
   1. Simultano prevođenje na sve potrebne jezike, koje pružaju profesionalni prevoditelji
   1. Mogućnost da svi sudionici zatraže riječ
   1. Soba za ćaskanje u kojoj delegati mogu komunicirati tijekom sastanka uz potpunu povjerljivost
   1. Sudjelovanje vanjskih stručnjaka i sindikalnih koordinatora koji pomažu ERS
   1. Visoka razina kibernetičke sigurnosti i zaštite privatnosti, uz osiguravanje da zaštitni zidovi i drugi uređaji za mrežnu sigurnost ne sprječavaju delegate da sazivaju sastanke između sebe (bez rukovodstva) ili ne sprječavaju uključivanje vanjskih stručnjaka i sindikalnih koordinatora.

• Osigurajte pristup i obuku za korištenje video konferencijskog sustava za sve delegate. Članovi ERS moraju imati pristup neophodnoj opremi (računalo/tablet, brza internetska konekcija, slušalice, web kamera) i namjenskom uredu ili prostoriji (kod kuće) kako bi im se omogućilo svrhovito sudjelovanje na sastanku. Obuka, kao i test izabranog video konferencijskog sustava moraju se obaviti prije prvog online/hibridnog sastanka. Naravno, na delegatima ERS je da zajedno sa svojom federacijom sindikata odluče što je najbolje, u ovisnosti od njihove konkretne situacije, pod uvjetom da se socijalni dijalog održava u visokokvalitetnim uvjetima. Sindikalni ekspert/koordinator imenovan da pomogne vašem ERS, kao i Europske federacije sindikata, stoje vam u cijelosti na raspolaganju ako imate bilo kakvih pitanja.

Postoje najmanje dvije vrste stručnjaka: jedan vanjski stručnjak koji je sindikalni koordinator i koji pomaže ERS kao stalni savjetnik. Koordinator mora imati pravo nazočiti svim sastancima, uključujući plenarne sastanke ERS i sastanke izbornog povjerenstva. Drugi stručnjaci iz određenog područja koje ERS može povremeno pozvati kada im je potrebna stručnost u konkretnom području.

Vrijeme putovanja i vrijeme koje članovi ERS i izbornog povjerenstva provedu na plenarnim, pripremnim i informativnim sastancima, kao i na obuci, smatraju se radnim vremenom i shodno tome su plaćeni. Pored toga, članovi ERS moraju imati neophodno slobodno vrijeme baviti se zadacima i odgovornostima koje ovlaštenje podrazumijeva. Ovo slobodno vrijeme se također mora računati kao radno vrijeme.

Pitanja za samoprocjenu:

1. Kako osigurati učinkovit proces informiranja i konzultacija u kontekstu organiziranja sastanaka ERS?
2. Kako prevoditelji i vanjski stručnjaci mogu doprinijeti učinkovitom radu ERS?
3. Kako osigurati visoku kvalitetu online ili hibridnih sastanaka ERS?