Ruolo dei membri del CAE

La chiave per un efficace processo di informazione e di consultazione nei Comitati Aziendali Eeuropei è lo sviluppo di buone pratiche nell’organizzazione delle riunioni e nel flusso di informazioni tra la direzione e i membri del CAE, nonché tra i membri del CAE e i loro collegi elettorali a livello nazionale. L’ordine del giorno della riunione deve essere stabilito congiuntamente dalla direzione e dalla commissione elettorale.

Tuttavia, il processo deve essere democratico e deve includere la possibilità per i membri del CAE di presentare richieste/suggerimenti alla Commissione elettorale per i punti da inserire all’ordine del giorno. È necessario fissare il termine per l’invio della convocazione e dell’ordine del giorno a tutti i membri del CAE. Per la preparazione dei membri del CAE è molto importante che ricevano i documenti di lavoro molto prima della riunione. Il termine deve essere specificato nell’accordo. Nell’accordo deve essere specificato anche chi sarà responsabile della redazione del verbale.

La direzione centrale e la commissione elettorale devono avere opportunità di leggere il verbale, di presentare modifiche/commenti e di approvare la versione finale. È necessario stabilire un lasso di tempo preciso per garantire che tutti i membri del CAE ricevano i verbali entro un termine ragionevole. I verbali devono essere disponibili in tutte le lingue richieste. Anche in questo caso è necessario stabilire un lasso di tempo.  

L’interpretariato simultaneo deve essere assicurato in tutte le lingue richieste per tutte le riunioni. Non è accettabile limitare il numero di lingue richieste a causa dei costi. Tutti i membri del CAE devono essere in grado di comprendere e di partecipare attivamente alle riunioni. Il corso di formazione linguistica completato non può essere utilizzato come una scusa per mancanza della traduzione. Tuttavia, questa formazione è necessaria per consentire ai membri del CAE di acquisire una conoscenza sufficiente della  lingua comune che gli  permette di comunicare fra di loro al di fuori delle riunioni. Gli interpreti devono essere professionisti qualificati. La direzione non può nominare le persone che fungeranno da traduttori. Per essere garantita la qualità dei testi, gli interpreti professionisti devono tradurre tutti i documenti nelle lingue richieste.    

Le riunioni in loco (faccia a faccia) rimangono il normale modo di lavorare del CAE. Anche le riunioni preparatorie e informative con i rappresentanti dei dipendenti presso CAE dovrebbero essere tenute in presenza, con l’aiuto di interpreti professionisti. Le federazioni sindacali europee ritengono sconsigliabile il ricorso alle riunioni ibride o online per le riunioni plenarie del CAE, soprattutto nella fase iniziale delle trattative, quando i membri non si conoscono abbastanza bene.

Ai membri del CAE potrebbe essere suggerito di partecipare alle riunioni online o ibride. Tali moduli possono essere presi in considerazione per le riunioni del gruppo di lavoro CAE (se presenti) o per il CAE o per la commissione elettorale, a condizione che queste riunioni delle commissioni elettorali online/ibride contribuiscano a riunioni più frequenti oltre a quelle già previste nel vostro accordo CAE. La decisione di tenere una riunione online o ibrida deve essere presa con il consenso dei membri CAE per ciascun caso specifico. Se scegliete di praticare di continuo le riunioni online/ibride per le riunioni del gruppo di lavoro CAE e per eventuali riunioni aggiuntive della commissione elettorale, forse si potrebbe prendere in considerazione la possibilità di modificare di conseguenza il vostro accordo CAE. In tal caso si consiglia di contattare l’esperto/coordinatore sindacale che assiste il vostro CAE e la Federazione sindacale europea.

Per garantire la qualità delle riunioni online o ibride bisogna rispettare i principi elencati di seguito:

1. Accordo formale con la direzione sulle regole e le condizioni specifiche per l’attuazione delle riunioni online o ibride. Il primo obiettivo è quello di garantire che tutti i delegati beneficino allo stesso modo delle stesse condizioni di lavoro di alta qualità e che nessuno sia svantaggiato (ad esempio, non avendo accesso ad attrezzature informatiche adeguate o non essendo presente in sala ad una riunione ibrida).

• Richiedete il sistema ibrido/ di videoconferenza di migliore qualità, cioè quello che prevede:
  • Partecipazione in una videoconferenza con la possibilità di vedere ogni partecipante sullo schermo.
  • Interpretariato simultaneo in tutte le lingue richieste fornita dagli interpreti professionisti.
  • Possibilità per tutti i partecipanti di richiedere la parola.
  • Una chat room separata, dove i delegati possono interagire durante la riunione con la dovuta riservatezza.
  • Partecipazione di esperti esterni e coordinatori sindacali che assistono il CAE.
  • Un elevato livello di sicurezza informatica e di protezione della privacy, garantendo al contempo che i firewall e gli altri dispositivi di sicurezza della rete non impediscano ai delegati di convocare riunioni tra loro (senza la direzione) né impediscano il coinvolgimento di esperti esterni e coordinatori sindacali.

• Assicurate l’accesso e formazione sull’uso del sistema di videoconferenza a tutti i delegati. I membri del CAE devono avere accesso alle attrezzature necessarie (computer/tablet, connessione Internet ad alta velocità, cuffie, webcam) e a un ufficio dedicato o a una sala (casa) per consentire la loro significativa partecipazione alla riunione. Prima della prima riunione online/ibrida deve essere effettuata una sessione di formazione sul sistema di videoconferenza scelto, nonché un test del sistema di videoconferenza scelto. Naturalmente, spetta ai delegati del CAE decidere, insieme alla loro federazione sindacale, ciò che è meglio in funzione della loro situazione specifica a condizione che il dialogo sociale sia mantenuto in condizioni di alta qualità. L’esperto/coordinatore sindacale nominato per assistere al vostro CAE, così come le federazioni sindacali europee, restano a vostra completa disposizione in caso di domande.

Vi sono almeno due tipologie di esperti: un esperto esterno che è un coordinatore sindacale e che assiste il CAE come consulente permanente. Il coordinatore deve avere  diritto di partecipare a tutte le riunioni, comprese le riunioni plenarie del CAE e le riunioni della commissione elettorale. Altri esperti in materia a cui il CAE può rivolgersi di volta in volta quando ha bisogno di competenze in un campo specifico.

Il tempo di viaggio e il tempo impiegato dai membri del CAE e dalla commissione elettorale durante le riunioni plenarie, preparatorie e informative, nonché durante la formazione, sono considerati orario di lavoro e vengono retribuiti di conseguenza. Inoltre, i membri del CAE devono avere il tempo libero necessario per affrontare i compiti e le responsabilità che l’autorizzazione comporta. Anche questo tempo libero deve essere considerato come orario di lavoro.

Domande di autovalutazione:

1. Come assicurare un efficace processo di informazione e di consultazione nel contesto dell’organizzazione delle riunioni CAE?
2. In che modo interpreti ed esperti esterni possono contribuire al lavoro efficiente del CAE?
3. Come garantire l’alta qualità delle riunioni CAE online o ibride?