Zadania członków ERZ

Kluczem do prowadzenia skutecznych procesów informowania i konsultacji w europejskich radach zakładowych jest opracowanie dobrych praktyk w zakresie organizacji spotkań i przepływu informacji między kierownictwem a członkami ERZ oraz między członkami ERZ i reprezentowanymi przez nich pracownikami na szczeblu krajowym. Porządek obrad powinien być ustalany wspólnie przez zarząd i komisję selekcyjną.

Ten proces musi być jednak demokratyczny i obejmować możliwość składania przez członków ERZ wniosków/sugestii do komitetu o zmniejszonym składzie dotyczących punktów, które powinny zostać włączone do porządku obrad. Należy ustalić termin wysłania zaproszenia i porządku obrad do wszystkich członków ERZ. W celu przygotowania członków ERZ istotne jest otrzymanie dokumentów roboczych ze stosownym wyprzedzeniem. Termin ten powinien zostać określony w porozumieniu. Umowa musi także określać, kto jest odpowiedzialny za sporządzanie protokołów.

Centralne kierownictwo i komitet o zmniejszonym składzie muszą mieć możliwość zapoznania się z protokołem, przesłania poprawek/komentarzy i zatwierdzenia jego ostatecznej wersji. Należy określić jasne ramy czasowe w celu zapewnienia wszystkim członkom ERZ otrzymanie protokół w rozsądnym terminie. Protokół musi być dostępny we wszystkich wymaganych językach. Również w tym przypadku należy określić ramy czasowe.

Na wszystkich posiedzeniach należy zapewnić tłumaczenie symultaniczne we wszystkich niezbędnych językach. Niedopuszczalne jest ograniczanie liczby używanych języków ze względu na koszty. Wszyscy członkowie ERZ muszą być w stanie zrozumieć i aktywnie uczestniczyć w posiedzeniach. Szkolenie językowe nie powinno być wykorzystywane jako dla braku zapewnienia tłumaczenia ustnego. Szkolenie takie jest jednak konieczne, aby umożliwić członkom ERZ posiadanie wystarczającej znajomości wspólnego języka na potrzeby komunikacji poza posiedzeniami. Tłumacze ustni muszą być wykwalifikowanymi specjalistami. Kierownictwo nie może wyznaczać osób do pełnienia zadań tłumaczy ustnych. Wszystkie dokumenty muszą być tłumaczone na niezbędne języki przez profesjonalnych tłumaczy w celu zapewnienia odpowiedniej jakości tekstów.

Spotkania osobiste (twarzą w twarz) pozostają normalnym sposobem pracy ERZ. Spotkania przygotowawcze i podsumowujące z przedstawicielami pracowników w ERZ powinny również odbywać się osobiście z pomocą profesjonalnych tłumaczy. Europejskie federacje związków zawodowych uważają za niewskazane korzystanie ze spotkań hybrydowych lub internetowych na sesjach plenarnych ERZ, zwłaszcza na wczesnych etapach negocjacji, kiedy członkowie nie znają się zbyt dobrze.

Członkom ERZ można zaproponować udział w spotkaniach online lub hybrydowych. Takie formy mogą być brane pod uwagę w przypadku posiedzeń grup roboczych ERZ (jeśli takie istnieją) lub ERZ lub komitetu o zmieszonym składzie, pod warunkiem, że internetowe lub hybrydowe posiedzenia tego organu pomogą w częstszym organizowaniu posiedzeń poza tymi już przewidzianymi w umowie o ustanowieniu ERZ. Decyzja o przeprowadzeniu posiedzenia online lub hybrydowego musi zostać podjęta za zgodą członków ERZ i indywidualnie dla każdego przypadku. W sytuacji podjęcia decyzji o stałym korzystaniu z posiedzeń online lub hybrydowych na potrzeby posiedzeń grupy roboczej ERZ i wszelkich dodatkowych posiedzeń komitetu o zmniejszonym składzie, warto rozważyć wprowadzenie odpowiednich zmian do umowy o ustanowieniu ERZ. W takim przypadku należy skontaktować się z ekspertem/koordynatorem związkowym wspierającym ERZ i Europejską Federacją Związków Zawodowych.

W celu zapewnienia dobrej jakości spotkań online lub hybrydowych należy przestrzegać poniższych zasad.

1.   Formalne uzgodnienie z kierownictwem zasad i szczegółowych warunków korzystania ze spotkań online lub hybrydowych. Pierwszym celem jest zapewnienie, aby wszyscy uczestnicy korzystali w równym stopniu z tej samej jakości warunków pracy i aby nikt nie był pokrzywdzony (np. z powodu braku dostępu do odpowiedniego sprzętu IT lub nieobecności w sali na spotkaniu hybrydowym).

2.   System wideokonferencyjny/hybrydowy najlepszej jakości, tj. taki, który pozwala na:

1. obraz wideo z możliwością zobaczenia każdego uczestnika na ekranie;
   1. tłumaczenie symultaniczne we wszystkich wymaganych językach zapewniane przez profesjonalnych tłumaczy ustnych;
   1. możliwość zabrania głosu przez wszystkich uczestników;
   1. wirtualna sala, w której delegaci mogą komunikować się podczas spotkania z zachowaniem pełnej poufności;
   1. udział zewnętrznych ekspertów i koordynatorów związkowych wspierających ERZ;
   1. wysoki poziom bezpieczeństwa cybernetycznego i ochrony prywatności, zapewniający, że zapory sieciowe i inne urządzenia zabezpieczające sieć nie uniemożliwiają delegatom zwoływania spotkań między sobą (bez obecności kierownictwa) lub udziału zewnętrznych ekspertów i koordynatorów związkowych.

3.   Bezpieczny dostęp do systemu wideokonferencyjnego i szkolenie z jego obsługi dla wszystkich delegatów. Członkowie ERZ muszą mieć dostęp do niezbędnego sprzętu (komputer/tablet, szybkie łącze internetowe, zestaw słuchawkowy, kamera internetowa) oraz dedykowanego biura lub pokoju (w mieszkaniu), aby umożliwić aktywny udział w spotkaniu. Przed pierwszym spotkaniem online/hybrydowym należy przeprowadzić sesję szkoleniową i test wybranego systemu wideokonferencyjnego. Oczywiście to delegaci ERZ, wraz ze swoją konfederacją związków zawodowych, decydują, co jest najlepsze w ich konkretnej sytuacji, pod warunkiem, że dialog społeczny jest prowadzony na wysokim poziomie. Ekspert/koordynator związkowy wyznaczony do pomocy ERZ, jak również europejskie federacje związków zawodowych, pozostają do pełnej dyspozycji w przypadku jakichkolwiek pytań.

Istnieją co najmniej dwa rodzaje ekspertów: ekspert zewnętrzny, który jest koordynatorem związkowym i który pomaga ERZ jako stały doradca. Koordynator musi mieć prawo uczestniczenia we wszystkich posiedzeniach, w tym w posiedzeniach plenarnych ERZ i posiedzeniach komitetów o zmniejszonym składzie. Inni eksperci merytoryczni, którzy mogą być od czasu do czasu wzywani przez ERZ w celu zapewnienia wiedzy specjalistycznej w określonej dziedzinie.

Czas podróży i czas spędzony przez członków ERZ i komitetu o zmniejszonym składzie na posiedzeniach plenarnych, przygotowawczych i podsumowujących, a także na szkoleniach jest uznawany za czas pracy i odpowiedni wynagradzany. Ponadto członkom ERZ należy zapewnić czas wolny niezbędny do wykonywania obowiązków i zadań wynikających z mandatu. Ten czas wolny również musi być liczony jako czas pracy.

Pytania sprawdzające:

1.         Jak zapewnić skuteczny proces informacji i konsultacji w kontekście organizacji posiedzeń ERZ?

2.         W jaki sposób tłumacze ustni i eksperci zewnętrzni mogą przyczynić się do skutecznego funkcjonowania ERZ?

3.         Jak zapewnić wysoką jakość internetowych lub hybrydowych posiedzeń ERZ?