Rolurile membrilor CEÎ

Cheia proceselor eficiente de informare și consultare în comitetele europene de întreprindere este dezvoltarea bunelor practici în organizarea întâlnirilor și a fluxului de informații între conducere și membrii CEÎ, precum și între membrii CEÎ și circumscripțiile acestora la nivel național. Ordinea de zi a ședinței trebuie stabilită în comun de conducerea și comisia electorală.

Totuși, procesul trebuie să fie democratic și să includă posibilitatea membrilor CEÎ de a depune cereri/sugestii Comisiei Electorale pentru puncte care urmează să fie trecute pe ordinea de zi. Trebuie stabilit un termen limită pentru trimiterea invitației și a agendei către toți membrii CEÎ. Pentru pregătirea membrilor CEÎ este foarte important ca aceștia să primească documentele de lucru cu mult înainte de întâlnire. Termenul trebuie specificat în contract. Acordul trebuie să specifice cine este responsabil de  întocmirea procesului-verbal.

Conducerea centrală și comisia de selecție trebuie să aibă posibilitatea de a citi procesul-verbal, de a depune amendamente/comentarii și de a aproba versiunea finală. Trebuie stabilit un interval de timp clar pentru a se asigura că toți membrii CEÎ primesc procesele -verbale într-un timp rezonabil. Procesele-verbale trebuie să fie disponibile în toate limbile solicitate. Și aici trebuie stabilit un interval de timp.

Interpretarea simultană trebuie să fie asigurată în toate limbile necesare pentru toate întâlnirile. Nu este acceptabil să se limiteze numărul de limbi necesare din cauza costului. Toți membrii CEÎ trebuie să fie capabili să înțeleagă și să participe activ la întâlniri. Pregătirea de competență lingvistică finalizată nu poate fi folosită ca scuză pentru a nu oferi traducere. Cu toate acestea, această formare este necesară pentru a permite membrilor CEÎ să dobândească cunoștințe suficiente despre limba lor comună pentru a comunica în afara întâlnirilor. Traducătorii trebuie să fie profesioniști calificați. Conducerea nu poate determina persoanele care vor fi traducători. Traducătorii profesioniști trebuie să traducă toate documentele în limbile cerute pentru a garanta calitatea textelor.

Întâlnirile la fața locului (față în față) rămân modalitatea normală de lucru pentru CEÎ. Întâlnirile pregătitoare și informative cu reprezentanții angajaților CEÎ ar trebui să aibă loc și în persoană, cu ajutorul traducătorilor profesioniști. Federațiile sindicale europene consideră că nu este recomandabil să se recurgă la întâlniri hibride sau online pentru ședințele plenare ale CEÎ, mai ales în faza inițială a negocierilor când membrii nu se cunosc suficient.

Membrilor CEÎ li se poate sugera să participe la întâlniri online sau hibride. Astfel de formulare pot fi luate în considerare pentru reuniunile grupului de lucru CEÎ (dacă există) sau pentru CEÎ sau comisia electorală, cu condiția ca aceste reuniuni online/hibride ale comisiei electorale să contribuie la întâlniri mai frecvente în plus față de cele prevăzute deja în acordul dumneavoastră al CEÎ-ului. Decizia de a organiza o întâlnire online sau hibridă trebuie luată cu acordul membrilor CEÎ-ului  pentru fiecare caz specific. Dacă decideți să continuați să utilizați întâlniri online/hibride pentru reuniunile grupului de lucru CEÎ și orice reuniuni suplimentare ale comitetului de selecție, vă recomandăm să luați în considerare modificarea acordului CEÎ în consecință. Dacă acesta este cazul, contactați expertul/coordonatorul sindical care vă asistă  CEÎ-ul și Federația Sindicală Europeană.

Principiile menționate mai jos  trebuie urmate pentru a asigura calitatea întâlnirilor online sau hibride:

1. Acord formal cu conducerea privind regulile și condițiile specifice de utilizare a întâlnirilor online sau hibride. Primul obiectiv este să ne asigurăm că toți delegații beneficiază în mod egal de aceleași condiții de muncă de înaltă calitate și că nimeni nu este dezavantajat (de exemplu, prin faptul că nu are acces la echipamente IT adecvate sau nu sunt prezenți în sală la o întâlnire hibridă).
2. Solicitați un sistem  de cea mai înaltă calitate pentru videoconferință/sistem hibrid, de ex. cel care asigură
   1. Participare video, cu posibilitatea de a se  vedea fiecare participant pe ecran
   1. Traducere simultană în toate limbile solicitate, oferită de traducători profesioniști
   1. Posibilitatea ca toți participanții să ceară cuvântul
   1. O cameră de chat în care delegații pot comunica în timpul întâlnirii cu deplină confidențialitate
   1. Participarea experților externi și a coordonatorilor sindicali care asistă CEÎ
   1. Un nivel ridicat de securitate cibernetică și protecție a confidențialității, asigurându-se în același timp că firewall-urile și alte dispozitive de securitate a rețelei nu îi împiedică pe delegați să organizeze întâlniri între ei (fără management) sau să împiedice implicarea experților externi și a coordonatorilor sindicali.

• Asigurați  acces și instruire în utilizarea sistemului de videoconferință pentru toți delegații. Membrii CEÎ trebuie să aibă acces la echipamentul necesar (computer/tabletă, conexiune la internet de mare viteză, căști, cameră web) și un birou sau o cameră dedicată acestui lucru (acasă) pentru a le permite să participe la întâlnire în mod intenționat. Instruirea precum si testarea sistemului de videoconferinta ales trebuie facute inainte de prima intalnire online/hibrida. Bineînțeles, este la alegerea  delegaților CEÎ să decidă împreună cu federația lor sindicală ce este mai bine, în funcție de situația lor specifică, cu condiția ca dialogul social să se desfășoare în condiții de înaltă calitate. Dacă aveți întrebări, vă stau la dispoziție un expert/coordonator sindical desemnat să vă asiste ERS, precum și Federațiile Sindicatelor Europene.Există cel puțin două tipuri de experți: un expert extern care este coordonatorul sindical și care asistă CEÎ-ul în calitate de consilier permanent. Coordonatorul trebuie să aibă dreptul de a participa la toate reuniunile, inclusiv la reuniunile plenare ale CEÎ și la reuniunile comitetului electoral. Alți experți în domeniu la care CEΠ poate apela din când în când atunci când au nevoie de expertiză într-un anumit domeniu.

Timpul de călătorie și timpul petrecut de către CEÎ și membrii comisiei electorale la ședințele plenare, pregătitoare și informaționale, precum și la formare, sunt considerate timp de lucru și sunt plătite în mod corespunzător. În plus, membrii CEÎ trebuie să dispună de timpul liber necesar pentru a se ocupa de sarcinile și responsabilitățile pe care le presupune autorizația. Acest timp liber trebuie considerat ca și  timp de lucru.

Întrebări de autoevaluare:

1. Cum se asigură un proces eficient de informare și consultare în contextul organizării întâlnirilor CEÎ-ului?
2. Cum pot contribui traducătorii și experții externi la activitatea eficientă a CEÎ-urilor?
3. Cum se asigură o calitate înaltă a întâlnirilor CEÎ-ului online sau hibride?